Dine persondata
Hos Dansk Bilferie går vi op i at vores kunder føler sig trygge når de besøger vores hjemmeside, køber vores produkter eller i andre sammenhænge er i forbindelse med vores virke. Derfor har vi forsøgt at nedskrive vores persondatapolitik på en klar og tydelig måde, for at skabe gennemsigtighed med hvordan vi benytter os af den persondata vi indsamler, overfører og gemmer fra vores kunder. Vores behandling af persondata stemmer overens med EU’s databeskyttelsesforordning fra maj 2018 (GDPR). Al persondata du overdrager til os, eller som vi indsamler fra dig, vil blive behandlet ud fra denne persondatapolitik.
Dataansvarlig
Persondatapolitikken er gældende for produkter og tjenester fra Dansk Bilferie, som hermed er dataansvarlig for de personoplysninger som er omfattet af denne politik.
Dansk Bilferie indgår som del i DBF Group A/S og Camping Vision AG. Dansk Bilferie deler persondata til DBF Group A/S og Camping Vision AG i forbindelse med administrativt og analytisk arbejde. Persondata som indsamles hos Dansk Bilferie, behandles dermed også af DBF Group A/S og Camping Vision AG til de formål som angives herefter.
Kontaktoplysninger
Du er velkommen til at kontakte os på mail: info@danskbilferie.dk eller på adressen Stationsparken 25, 2600 Glostrup.
Derudover kan du kontakte DBF Group A/S på mail info@dbfgroup.dkeller på adressen Stationsparken 25, 2600 Glostrup.
Indsamling af persondata
Hvad er persondata?
Persondata er alle de oplysninger som direkte eller indirekte kan knyttes til en fysisk person. Dette kan fx være navn, telefonnummer, e-mailadresse, IP-adresse eller lignende.
Hos Dansk Bilferie indsamler vi persondata på flere måder, men hovedsageligt kommer de direkte fra dig.
Visse typer persondata betragtes som følsomme persondata. Dette gælder fx oplysninger om religion, politiske holdninger og helbred. Vi indsamler og bruger kun følsomme persondata når det er absolut nødvendigt og i overensstemmelse med vores persondatapolitik. Dette kan fx være helbredsmæssige oplysninger i forbindelse med anvendelsen af kundens tilkøbte rejseforsikring eller lignende.
Persondata i forbindelse med booking og rejse
Når du bestiller en rejse hos Dansk Bilferie indsamler vi persondata på dig for at kunne gennemføre din booking. Dette er informationer såsom navn og alder på alle rejsende inklusiv eventuelle børn på rejsen, men også adresse og kontaktoplysninger på den person der bestiller rejsen. I forbindelse med bookingen indsamler vi også betalingsoplysninger for den betalende for rejsen.
Når du gennemfører en booking hos Dansk Bilferie som omfatter flere personer, bør du forsikre dig at alle i bestillingen er oplyst om denne persondatapolitik, og har givet tilladelse til at du deler deres oplysninger med os.
Når du gennemfører en ferie hos os, indsamler vi også informationer om din rejse. Udover de allerede nævnte informationer, gælder dette også rejsemål, rejsedatoer, forskellige tilvalg i forbindelse med rejsen og lignende.
Vi indsamler persondata om dig når du kontakter os, fx via kundeservice, mail, telefon eller på andre måder. Primært indsamler og behandler vi persondata der er nødvendig for at besvare dit spørgsmål eller behandle en forespørgsel, afhængig af hvordan du vælger at kontakte os kan vi også indsamle kontaktoplysninger som mailadresse og telefonnummer.
Hvad end du bestiller din rejse telefonisk via vores kundeservice, ved personligt fremmøde på adressen, gennem vores elektroniske bestillingsformular eller via webchat er det de samme personoplysninger vi efterspørger og skal bruge for at gennemføre din bestilling. De oplysninger du derudover selv vælger at oplyse os om, fx medicinsk tilstand, oplysninger om allergi eller lignende, indsamler vi ligeledes.
Kundelogin
Når du bestiller en rejse hos Dansk Bilferie oprettes automatisk et Kundelogin, hvor vi benytter os af de samme oplysninger som du har givet os i forbindelse med bestillingen.
Abonnere på mails fra Dansk Bilferie
Når du vælger at abonnere på mails som indeholder inspiration og tilbud fra Dansk Bilferie, indsamler vi dit navn, din mailadresse og eventuelle præferencer og historik i forbindelse med de bestillinger du har lavet hos Dansk Bilferie. Dette gør vi for at kunne sende dig de mest relevante og interessante mails med inspiration og tilbud til netop dig.
Brug af vores digitale tjenester
Når du bruger vores hjemmeside eller andre af vores digitale ydelser, indsamler vi oplysninger om din brug af tjenesten. Nogle af disse oplysninger kan være persondata, fx IP-adresse. Vi indsamler derudover oplysninger om hvordan du navigerer i den pågældende digitale tjeneste, hvilke sider du besøger og hvilke af vores produkter du interesserer dig for. Er du logget ind med dit kundelogin, eller giver os anden data der gør det muligt for os at identificere dig, vil vi forbinde din adfærd på den digitale tjeneste med den data vi har indsamlet om dig, og vil bruge dette til at forbedre og optimere kundeoplevelsen for dig samt andre fremtidige kunder.
Oplysninger om dig indsamlet fra andre
Ved bestilling af ferie og anden kontakt med os, sker det at en person oplyser persondata om en eller flere medrejsende. Vores udgangspunkt er, at de oplysninger vi får oplyst, er indhentet i samtykke med den/de personer hvis persondata videregives.
Ændringer i kontaktoplysninger eller andre relevante persondata
Det er som udgangspunkt kundens ansvar at holde os opdateret om eventuelle ændrede kontaktoplysninger eller lignende, så vi besidder korrekte og opdaterede persondata og kontaktoplysninger i forbindelse med din bestilling. Sker dette ikke, kan vi se os nødsaget til at benytte os af offentlige registre til at indsamle eventuelle nye kontaktinformationer på dig, så vi kan kontakte dig i forbindelse med din rejse.
Håndtering og lagring af persondata
Juridisk grundlag for behandling af persondata
Hos Dansk Bilferie behandler vi dine persondata i henhold til loven. Det kan ske at den samme persondata er nødvendig at behandle i forbindelse med udførelsen af din booking, hvor håndtering af persondata beror på et samtykke, og i forbindelse med at overholde andre juridiske forpligtelser. Det betyder, at hvis du skulle trække dit samtykke tilbage, og den behandling af persondata som er baseret på samtykket udløber, kan persondata i nogle tilfælde alligevel findes hos os til andre formål, fx i forbindelse med regnskab. Det meste persondata behandler vi for at kunne opfylde en aftale som du er part i, fx gennemførelse af den bookede rejse, eller baseret på en legitim interesse som fx markedsføringsformål.
Din rejse
For at kunne levere den ydelse du har booket hos os, bruger vi dine persondata på forskellige måder. Disse persondataanvendes blandt andet til at sende dig et bookingbevis og rejsedokumenter, men også til at foretage bestillingen hos vores samarbejdspartnere og gennemføre betaling af de ydelser du har booket. Hertil bruges dine persondata også til bogføring, afregning, revision, kredit eller anden verifikation af betaling med mere.
Gavekort
Når du køber et gavekort eller får et gavekort fra os, behandler vi dine persondata i forbindelse med udstedelsen og administrationen af gavekortet. Her skal vi bruge modtagerens navn, adresse og e-mail. Vi behandler også dine betalingsoplysninger for at kunne gennemføre betalingen.
Kundelogin
Når du bestiller en ferie hos os, opretter vi et kundelogin til dig, som er koblet til vores kundedatabase. Her kan du selv logge ind med dine bookinginformationer og se dine bookinginformationer. Dit kundelogin virker så længe vi har din persondata i vores database. Se afsnittet Lagringstider.
Kundepleje og reklamationer
Vi bruger dine persondata til at yde den bedst mulige kundeservice til dig, hvis du kontakter os med spørgsmål, kommentarer eller reklamationer. Ved kontakt spørger vi efter en form for persondata for at kunne identificere dig og din rejse, dette kan være bookingnummer, navn og e-mailadresse. Derudover bruger vi dine oplyste kontaktinformationer til at komme i kontakt med dig i forbindelse med spørgsmål og andre henvendelser. I DBF Group A/S har vi en fælles kundeservicefunktion som administreres via IT-systemet Twenty. Alle personoplysninger der håndteres i Twenty deles i DBF Group A/S. Dansk Bilferie er dataansvarlig for de persondata vi indsamler.
Formålet med behandling og deling af persondata indenfor organisationen og DBF Group A/S, er at sikre en effektiv kundeservice og behandling af dine køb.
Udsendelse af information
Når du bestiller en ferie hos Dansk Bilferie, bruger vi dine persondata til at sende dig forskellige informationer i forbindelse med din ferie. Dette sker til den mailadresse du har oplyst i forbindelse med bestillingen af ferien.
Booker du på vores hjemmeside får du kort derefter en mail med detaljerne for din booking. Når vi er sikre på at bookingen er gået igennem hos vores samarbejdspartner, sender vi dig en faktura. Hvis ikke den betales, sender vi dig en venlig påmindelse tre dage efter betalingsdatoen er overskredet. Modtager vi stadig ingen betaling sender vi dig en annulleringsmail syv dage efter sidste betalingsdato.
Når ferien er betalt modtager du en voucher på mail, omkring 40 dage inden afrejse. Inden, under og efterferien sender vi dig servicemails med vigtige servicemeddelelser angående din booking. Efter ferien sender vi dig også invitationer til bruger- og tilfredshedsundersøgelser.
Markedsføring og personalisering
Kundeoplysninger kan bruges af Dansk Bilferie i markedsføringssammenhænge i forbindelse med specifikke rejser. Her kan vi kontakte dig på mail eller brev.
Hvis du har valgt at modtage mails eller nyhedsbreve med information eller tilbud fra os, bruger vi dine persondata til at sende dig mailen og eventuelt tilpasse indholdet i mailen til netop dine præferencer og interesser.
Vi kan anvende personificering til at markedsføre mod dig på sociale medier, og i vores kommunikation og webannoncering på andre hjemmesider. Vi kan også dele oplysninger med samarbejdspartnere for at få hjælp til at tilpasse tilbud og markedsføring efter dig. Her indgår vi en databehandleraftale for at sikre os at den pågældende samarbejdspartner behandler oplysninger i overensstemmelse med persondataforordningen.
Til analyse af brugeradfærd og personalisering bruges en række cookies på hjemmesiden. Læs nærmere om vores cookiepolitik her.
Udvikling af produkter, systemer og services
De oplysninger som vi indsamler fra vores kunder, bruger vi til at udvikle og forbedre vores produkter, systemer og services. Dette gælder fx vores digitale ydelser hvor vi undersøger kundernes adfærd, for derefter at kunne udvikle og optimere præsentationen af oplysninger, produkter og kampagner.
Lovbestemmelser
Vi behandler dine personoplysninger i forbindelse med opfyldelse og overholdelse af vores forpligtelser i henhold til gældende love og regler, fx i forbindelse med sikkerhed og rapportering. Dette kan betyde at vi udleverer persondata til myndighederne i henhold til loven.
Lagringstider
Hos Dansk Bilferie gemmer vi dine persondata så længe det er nødvendigt med henblik på behandling. De persondata vi indsamler gemmes i vores kundedatabase, hvor vi gemmer rejsehistorik og personoplysninger i tre år. Efter tre år anonymiserer vi dele af den indsamlede persondata, hvilken vi beholder i i alt 5 år fra afsluttet regnskabsår. Hvis du reklamerer over en rejse indenfor tre år efter din sidste rejse, gemmer vi alle dine oplysninger i 10 år.
På dit kundelogin gemmes de oplysninger der er registreret der, så længe dit kundelogin er aktivt.
Er du tilmeldt nyhedsbrev og informationsmails, gemmes dine oplysninger her, så længe du vælger at fortsætte med at modtage de pågældende mails.
De samme persondata kan gemmes flere forskellige steder til forskelligt formål. Det vil sige at en oplysning der er fjernet fra et system, ikke nødvendigvis er fjernet fra et andet system, hvor den stadig bør gemmes i henhold til overholdelse af en aftale eller et andet formål hvor der er behov for denne oplysning.
Organisatoriske foranstaltninger til sikring af persondata
Hos Dansk Bilferie foretager vi løbende foranstaltninger og risikovurderinger for at sikre at den persondata vi opbevarer og behandler, er beskyttet efter gældende forordning. Vi har implementeret arbejdsgange, rutiner og adgangsbegrænsninger der skal hjælpe til at sikre at vi lever op til persondataforordningen.
Udlevering af persondata
Overførsel af persondata indenfor DBF Group og Camping Vision AG
Dansk Bilferie indgår i DBF Group og Camping Vision AG, hvor der er et nært samarbejde og flere funktioner deles, heriblandt IT-funktioner, HR-funktioner og regnskab. Persondata deles her på baggrund af ønsket om at yde den bedste og mest effektive service for vores kunder, samt en interesse i at sikre korrekt og ensartet tilgang til den gældende lovgivning, regler og vilkår.
Parterne i DBF Group og Camping Vision AG har adgang til persondata, da det er nødvendigt for at vi kan levere vores services og produkter til kunden, da parter i DBF Group og Camping Vision AG varetager nogle essentielle funktioner i den forbindelse.
Microsoft Office
Til vores interne arbejde benytter vi os af Microsoft Office produkter, hvilket betyder at dine persondata vil blive behandlet af Microsoft som databehandler.
IT
Hos Dansk Bilferie bruger vi en bred vifte af IT-services og –systemer. I nogle af dem gemmes og behandles persondata. Nogle systemer ligger lokalt hos os, hvor det kun er vores medarbejdere der har adgang til oplysningerne. Dermed overføres data ikke til tredjepart. Andre systemer er cloud-løsninger eller installeret af en leverandør, hvilket betyder at vi overfører persondata til den pågældende leverandør. I disse tilfælde håndterer leverandøren data på vegne af os og efter vores retningslinjer.
Interne IT-systemer
Internt håndterer vi persondata i vores bookingsystem og kundedatabase. Systemet er udarbejdet til at kunne levere de ydelser og services som kunden bestiller hos os, både i form af selve bookingen og generel kundeservice. Systemet (Twenty) håndterer al persondata vi indsamler i forbindelse med en booking.
Webanalysefirmaer
Til analyse af brugeradfærd og udviklingsarbejder på vores hjemmesider, har vi eksterne leverandører. Disse leverandører behandler persondata på vores vegne, oplysningerne indhentes hovedsageligt vis cookies på hjemmesiderne og håndteres anonymt.
Kontaktydelser
Vi bruger eksterne leverandører til at sende informationer via mail, i form af fx nyhedsbreve. Disse leverandører har adgang til persondata i form af fx navn og mailadresse.
Vi bruger en ekstern leverandør i forbindelse med vores chatfunktionen på hjemmesiden. Leverandøren har adgang til de oplysninger der gives i chatten.
Vi bruger endvidere eksterne leverandører til at administrere forskellige kontaktformularer på vores hjemmeside. Disse leverandører har adgang til de persondata der oplyses i den pågældende formular.
Leverandører af vores ferieprodukter
For at kunne tilbyde de forskellige ydelser du kan bestille hos os, har vi en række leverandører og aftalepartnere. Vi deler nødvendige persondata med disse for at kunne levere den bestilte ydelse.
Hoteller, Campingpladser, Ferieboligbureauer m.m.
Hos Dansk Bilferie har vi både direkte kontrakter med fx campingpladser og kontrakter med leverandører som råder over flere campingpladser, ferieboliger, badelande eller lignende. Når du bestiller en ferie hos Dansk Bilferie, videregiver vi de nødvendige persondata om dig og din ferie til den af vores partnere du har bestilt en ferie hos. Dette gælder fx navn og alder på de rejsende og informationer om selve bookingen. Dette gør vi for at vi og vores leverandør kan levere den bestilte ydelse. Hvis der forekommer en klage fra en af vores kunder på et bestemt feriested eller i en specifik feriebolig, deler vi informationen med vores leverandør, så der kan rettes op på eventuelle fejl og mangler.
Dine rettigheder
Nødvendig håndtering af persondata
Persondatabehandling der er nødvendig for a kunne opfylde en aftale med dig, indsamles kun direkte fra dig. Det vil sige, at du selv overdrager disse oplysninger til os pr. telefon, på mail, på vores hjemmeside eller i vores chatfunktion. Dermed giver du samtykke til at vi må bruge denne data til at gennemføre din bestilling og leve op til vores aftale med dig.
Indsamles persondata til andre formål fx til at sende nyhedsbreve, brugeradfærd eller lignende, kræver det at du accepterer behandlingen.
Tilbagekaldelse af samtykke
Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at kontakte os via de informationer du finde i afsnittet Kontaktoplysninger. Hvis du tilbagekalder dit samtykke, sletter vi persondata og afbryder processer der er omfattet af dit samtykke. I nogle tilfælde behandler vi persondata både på baggrund af et samtykke fra dig og på grund af andre regler, fx i forbindelse med bogføring. Det betyder at vi i visse tilfælde stadig opbevarer din persondata selvom samtykket ophører.
Information og kontrol af dine persondata
Du har ret til at få oplyst hvilke informationer vi behandler om dig, ret til at anmode om at få den slettet, suppleret eller rettet. Du har også ret til at anmode om at dine persondata kun behandles til bestemte formål.
Ønsker du ikke at vi behandler dine persondata
Nogle persondata er vi nødt til at behandle for at kunne leve op til den aftale vi har lavet med dig. Vil du ikke oplyse nødvendige persondata, eller ønsker du ikke at vi behandler dem, kan vi ikke levere den tjeneste eller det produkt du efterspørger.
Anmoder du om at vi ikke benytter dine persondata til markedsføring eller statistik, vil du ikke have mulighed for at modtage tilbud og kommunikation fra os, og det kan betyde at nogle digitale tjenester ikke fungerer optimalt.
Cookies
Hos Dansk Bilferie og de hjemmesider vi administrerer, bruger vi cookies til at forbedre din oplevelse, til at indsamle oplysninger til markedsføring og til at udvikle hjemmesiderne. Oplysningerne gemmes og behandles anonymt. Foruden denne persondata politik, gælder vores cookie-politik også her. Den finder du her.
Hvis du ønsker at klage
Alle der mener at en virksomhed overtræder persondataforordningen, kan henvende sig til Datatilsynet. Læs mere hos Datatilsynet.